Gestion Documentaire

Contexte d’application

La gestion documentaire est une part importante du management des connaissances « explicites » (pérennisation, mise à jour, consultation) de l’entreprise. Beaucoup d’entreprises « croulent » littéralement sous des kilomètres linéaires de documents papiers, dont plus personne ne connaît l’existence ou le contenu.

Nos principes
Gérer le contenu documentaire avant de penser outil GED, gérer les flux avant le stock

Un document bien écrit, c’est déjà 60% de chance supplémentaires de permettre de retrouver l’information qu’il contient ! En amont des outils de GED (indexation), les méthodes de rédaction structurée comme Information Mapping sont très efficaces.

Nos prestations

Les prestations offertes couvrent :

 Analyse préalable, cahier des charges,
 Benchmark, choix de l’outil , accompagnement de l’AO,
 Accompagnement à l’implémentation d’une GED
 Plan de scannérisation, reprise de l’existant
 Audit d’un centre de documentation
 Recueil des bonnes pratiques en gestion documentaire
 Plan de convergence et rédaction d’une politique de gestion documentaire

Exemple Dans l’exemple illustré ci-dessous, POLIA Consulting a fait converger trois approches, pour construire une véritable base de connaissance d’un domaine fonctionnel, en milieu industriel :
 constitution d’une base documentaire (classement, indexation...)
 constitution d’une base de "savoir-faire" constituée à partir d’interview d’opérateurs, chefs de quarts et permettant une mise à jour permanente
 conception d’une base de connaissance complète interrogeable par 3 points-de-vue :

___. classement

___. par représentation fonctionnelle des unités

___. par représentation géographique ou organique des unités

La figure illustre comment, à partir d’une représentation fonctionnelle (factice) d’une unité, on peut accéder directement à un document (mode opératoire, consigne d’exploitation), à un savoir-faire (incident et action curative), voire en créer un nouveau.

Pour en savoir plus sur nos prestations en Gestion Electronique documentaire, nous contacter